Come inviare file troppo grandi via email (senza perderci la testa)

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In sintesi
  • I limiti tipici sono 20-25 MB (Gmail) e 10-25 MB alla ricezione: oltre, il messaggio non parte o non arriva.
  • Prima di tutto: comprimi il contenuto. Un video da 200 MB diventa 20 MB con Comprimi Video.
  • Se il file è già compresso e troppo grande, il ZIP non aiuta: usa un servizio di trasferimento link (WeTransfer e simili).

Ci sono poche sconfitte informatiche più frustranti: il file è pronto, il messaggio è scritto, e l'email risponde «gli allegati superano il limite consentito». La strada giusta dipende da cosa stai mandando: se sono foto o video, si comprimono; se è una cartella, si zippa; se è già tutto ottimizzato e resta grande, si cambia strumento. Vediamo i casi.

Caso 1: foto (il caso più comune)

Le foto di un evento, un sopralluogo, un lavoro: venti foto da 4 MB fanno 80 MB, il quadruplo del limite.

  1. Apri Comprimi Immagini.
  2. Carica tutte le foto insieme.
  3. Imposta «Lato massimo» 1920 e qualità 75%: ogni foto scende a 300-500 KB, e per la visione su schermo non si nota differenza.
  4. Scarica tutto: venti foto ora pesano 6-8 MB, perfette per l'email.

Se le foto non le devi «guardare» ma «consultare» (documenti, targhette, riferimenti), puoi osare di più: 1280 px e qualità 70%.

Caso 2: video

Un video anche breve supera i limiti con grande facilità. La soluzione è Comprimi Video: scegli 720p, qualità media e audio 128 kbps, e un video da due minuti passa da 150 MB a 15-20 MB. Se serve solo un pezzo, taglia prima con i campi di inizio e durata: un minuto di video compresso sta in qualunque inbox.

Caso 3: tanti file o una cartella

Qui il ZIP è la risposta giusta:

  • Documenti di testo, fogli di calcolo, PDF: la compressione riduce del 30-70%.
  • Foto e video: il risparmio è minimo (sono già compressi), ma il ZIP serve comunque per inviare un file solo invece di trenta.

Regola pratica: comprimi i contenuti pesanti prima, zippa il resto per ordine, e controlla il peso finale prima di allegare.

Caso 4: il file resta enorme (archivi, montaggi, backup)

Se hai già compresso e il file resta sopra i 25 MB, l'email è lo strumento sbagliato. Le alternative:

  • Link di trasferimento (WeTransfer, SwissTransfer e simili): carichi il file, ottieni un link da mandare per email. La maggior parte dei servizi ha un limite gratuito generoso (2-5 GB). Attenzione alla scadenza del link (in genere 3-7 giorni) e alla privacy: per file sensibili, preferisci servizi europei con cifratura.
  • Cloud condiviso (Drive, OneDrive, Dropbox): carichi nella tua cartella e condividi il link con permessi di sola visualizzazione. Il file resta disponibile nel tempo, e puoi revocare l'accesso quando vuoi.
  • La PEC o i portali istituzionali: non usare link per questi canali: i gestori chiedono allegati veri. Per la PEC esistono limiti anche più severi dell'email normale.
Attenzione

Prima di mandare un file sensibile (documenti, contratti, referti) con un servizio di trasferimento, controlla dove sono i server e per quanto conservano i file. E quando invii link altrui, verifica i permessi: il classico «ho condiviso in visualizzazione ma era modifica» ha creato più disastri di un virus.

Domande frequenti

Qual è il limite di allegato delle email principali?

Gmail: 25 MB. Outlook: 20 MB (34 MB se usi link OneDrive). Libero e Virgilio: in genere 25 MB. Ma il limite che conta è anche quello di chi riceve: molti gestori rifiutano oltre 10-15 MB. Per sicurezza, resta sotto i 10 MB.

Perché l'email dice 25 MB e il file da 24 MB non parte?

Perché la codifica degli allegati aggiunge circa un 30%: un file da 24 MB «diventa» 32 MB nel messaggio. Per stare sicuri, considera il limite reale come il 70% di quello dichiarato.

Meglio dividere in più email o usare un link?

Link, quasi sempre: dieci email con un quarto di file ciascuna sono confuse per chi riceve e facili da perdere in ordine. Il link è un oggetto solo, tracciabile e revocabile.

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