Come creare una fattura (e cosa serve per farla bene)

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In sintesi
  • Una fattura semplice in PDF si crea in cinque minuti con Fatture e Preventivi: dati, righe, IVA, totale.
  • La fattura elettronica (obbligatoria tra partite IVA in Italia) passa dallo SdI e serve un gestionale o il commercialista: il PDF da solo non basta.
  • I dati che non puoi sbagliare: numero progressivo, data, dati fiscali delle parti, imponibile, IVA e totale.

Prestare una consulenza, vendere un oggetto per conto di un'attività, emettere una ricevuta: prima o poi ti trovi a dover «fare la fattura» e scopri che il documento ha più regole di quante immaginassi. La confusione più comune è tra due cose diverse: il PDF carino da mandare al cliente e la fattura elettronica valida per il fisco. Chiariamole, poi facciamo il documento.

Cosa serve, in ordine

  1. Numero progressivo e data. Le fatture si numerano in ordine (1, 2, 3…) senza buchi, di solito per anno (1/2026, 2/2026). La numerazione non si inventa a ogni fattura: si tiene un registro.
  2. Dati fiscali dell'emittente: nome o ragione sociale, indirizzo, partita IVA (o codice fiscale, se non hai P.IVA), eventuale regime fiscale.
  3. Dati fiscali del cliente: denominazione, indirizzo, P.IVA o codice fiscale.
  4. Le righe: descrizione di cosa hai venduto o fatto, quantità, prezzo. Anche per una prestazione singola va descritta in modo riconoscibile («consulenza grafica – logo studio Rossi», non «lavoro»).
  5. Imponibile, IVA e totale. L'IVA dipende dal tipo di operazione (22%, 10%, 4% o esente): qui ti aiuta il Calcolatore IVA, che aggiunge o scorpora l'imposta da un importo.
  6. Modalità di pagamento e scadenza: indicate nel PDF, utili al cliente e a te.

Creare il PDF in cinque minuti

  1. Apri Fatture e Preventivi.
  2. Nella sezione Documento imposta tipo, numero e data. In I tuoi dati compila l'emittente e premi «Salva i miei dati»: lo ritrovi compilato alla prossima visita (resta nel tuo browser).
  3. Compila i dati del cliente e aggiungi le voci con descrizione, quantità e prezzo: il totale di ogni riga appare subito.
  4. In Riepilogo e pagamento imposta IVA, eventuale sconto, modalità di pagamento, IBAN e scadenza. Le note sono facoltative.
  5. Clicca Genera PDF: scarichi un A4 impaginato con testata colorata, riquadri per emittente e cliente, tabella delle voci con totali e dati di pagamento in evidenza.

Tutto avviene nel browser: i dati del cliente non passano da nessun server. Il risultato è un PDF perfetto per preventivi, ricevute e per farsi pagare tra privati.

Attenzione

Attenzione al confine: questo PDF non è la fattura elettronica richiesta dalla legge tra partite IVA (il file XML che passa dal Sistema di Interscambio). Se hai una partita IVA, la fattura va emessa dal tuo gestionale o dal commercialista. Usa il generatore per preventivi, ricevute e bozze: per tutto il resto, il documento valido è quello elettronico.

Le regole d'oro per non rifare il lavoro

  • Numerazione senza buchi e senza riusi: se salti un numero, spiega perché nell'archivio (fattura annullata? documento mai emesso?). I buchi ingiustificati sono il primo segnale che i controlli notano.
  • Descrizioni oneste e dettagliate: «consulenza per 20 ore a 50 €/h» è meglio di «consulenza». Aiuta il cliente, aiuta i conti, aiuta la tua memoria.
  • Salva tutto per cinque anni: fatture emesse, ricevute di pagamento e registro (anche un semplice foglio di calcolo). Il backup è in questa guida.
  • Attenzione alle date: la fattura si emette quando è consegnata o quando si incassa (a seconda del regime): parla con il commercialista una volta sola, e poi segui quella regola sempre.

Domande frequenti

Posso fare la fattura io se non ho la partita IVA?

Puoi emettere una ricevuta per prestazioni occasionali (con codice fiscale, senza IVA) nei limiti previsti dalla legge; per attività abituali serve la partita IVA. Il generatore di OmniaTool ha la voce «Ricevuta» proprio per questo.

Fattura e preventivo sono la stessa cosa?

No: il preventivo è un'offerta (non ha valore fiscale), la fattura è il documento del pagamento. La buona pratica è allegare al preventivo i dati fiscali e riprendere la descrizione identica in fattura: i due documenti devono raccontare la stessa cosa.

Quanto costa sbagliare una fattura?

Refusi (un importo, un codice fiscale) si correggono con una nota di credito e una nuova fattura: fastidioso ma gestibile. La numerazione disordinata e i documenti mai emessi, invece, diventano contestazioni: per questo la prima regola è il registro in ordine.

E per l'estero?

Servono dati aggiuntivi (VAT number, codice destinatario, diciture specifiche) e cambiano le regole sull'IVA. È una di quelle cose da fare con il commercialista la prima volta, e poi replicare.

Parti da Fatture e Preventivi per il documento in PDF; per la fattura elettronica, il gestionale o il commercialista fanno il resto.

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