Come scaricare e archiviare la fattura elettronica

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In sintesi
  • Le trovi nel tuo cassetto fiscale (Agenzia delle Entrate) o nell'area clienti del fornitore: dipende da chi le emette.
  • Servono per le detrazioni (lavori in casa, salute) e per il commercialista: archiviare bene conviene davvero.
  • Se ne raccogli molte (spese mediche, lavori), uniscile in un unico PDF per anno con Unisci PDF.

La fattura elettronica è un file, non un PDF qualsiasi: arriva in formato XML e passa dallo SdI, il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate. Questa è la buona notizia: non si perde, come poteva capitare con la carta. La cattiva è che molti non sanno dove trovarla. Vediamo i percorsi, per tipo di fattura.

Se la fattura l'ha emessa un tuo fornitore (luce, gas, telefono, negozi)

  1. Area clienti del fornitore: nella sezione «Fatture» o «Documenti» trovi le copie di cortesia in PDF. È la via più pratica per il PDF da archiviare.
  2. Cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate: accedi con SPID/CIE dall'area riservata, sezione «Cassetto fiscale → Fatture elettroniche ricevute e inviate». Da qui scarichi gli XML originali, con valore legale.
  3. PEC: se hai fornito una PEC al fornitore, la fattura ti arriva lì, come allegato XML (e spesso anche una copia PDF comoda).

Per l'uso normale (detrazioni, controlli, commercialista), il PDF dal fornitore è sufficiente e più leggibile. L'XML serve al fisco e al commercialista.

Se la fattura l'hai emessa tu

Se sei freelance o hai una piccola attività e non usi un gestionale:

  • Le fatture emesse le trovi nel cassetto fiscale, in «Fatture inviate», con gli XML firmati e le ricevute di consegna.
  • Se emetti tramite un gestionale o un professionista, i file li ha lui: chiedi per tempo la copia per il tuo archivio.
  • Consiglio: tieni una cartella per anno (`Fatture-2026\Emesse` e `Ricevute`) e scarica tutto a fine mese. Dopo, è tutto più semplice.

Archiviare in modo utile (e non fare il pacco di fogli)

Il regresso di molti: tutte le fatture in un unico PDF gigante, illeggibile e impossibile da aggiornare. Il metodo giusto:

  • Cartella per anno, sottocartelle per tipo: `Ricevute`, `Emesse`, `Spese-mediche`.
  • Nomi file con data: `2026-03-12 fattura interventi Rossi.pdf`.
  • PDF singoli per fattura (più ricercabili), e poi, se serve consegnare, un unico PDF per il commercialista con Unisci PDF: unisci le fatture di un anno o di una categoria in un file ordinato, e il resto resta intatto.
  • Backup: tutto nel backup generale. Con Unisci PDF puoi anche creare un PDF unico dell'anno da tenere nel cloud: più semplice da consultare da remoto.

Le scadenze: cosa tenere e per quanto

  • Fatture per detrazioni (lavori edilizi, salute, istruzione): conservale a lungo, almeno fino a fine detrazione e qualche anno dopo. Conserva anche i pagamenti tracciati (bonifico parlante per i lavori, ricevute per le spese mediche).
  • Fatture per l'attività: la conservazione fiscale è di dieci anni; il commercialista sa dirti cosa serve e in quale forma.
  • Utenze e acquisti normali: qualche anno è sufficiente, ma tanto non occupano spazio: un PDF sono 100-500 KB.
Attenzione

Non confondere la «copia di cortesia» (il PDF dal fornitore, comodo ma non sostitutivo) con la fattura elettronica valida (l'XML transitato dallo SdI). Per le detrazioni basta la copia PDF per la consultazione, ma per controlli e usi ufficiali il file che «conta» è quello elettronico. Quando serve la cosa «seria», passa dal cassetto fiscale.

Domande frequenti

Ho perso la copia: dove la recupero?

Dal cassetto fiscale (fatture ricevute) hai l'XML. Se ti serve il PDF, alcuni fornitori lo rimettono a disposizione nell'area clienti; in alternativa il commercialista può rigenerartelo.

Le fatture dei negozi (scontrino elettronico) si trovano online?

Lo scontrino elettronico non è una fattura a tuo nome: se ti serve fatturare un acquisto, devi chiederla al momento (codice fiscale/P.IVA alla cassa). Per le spese mediche, la «fattura» e la ricevuta sanitaria si chiedono al momento della visita.

Devo tenere anche le ricevute dei pagamenti?

Sì, per le detrazioni il pagamento tracciato è spesso la prova che conta: bonifico per i lavori, carta o bonifico per le spese mediche. Archivia ricevute insieme alle fatture: `2026\Spese-mediche\` con fatture e ricevute ordinate per data.

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